KANDIDĀTA PAZIŅOJUMS PAR DATU APSTRĀDI

(English version below)

Šis pieteicēja paziņojums par datu apstrādi (“Paziņojums”) sniegs jums informāciju par mūsu datu apstrādes darbībām attiecībā uz atsevišķi identificējamu informāciju par pieteicējiem, kuri piesakās uz amatiem sabiedrību grupā Transcom. Tiek apstiprināts, ka katrs pieteikums tiek izskatīts un katra kandidāta atlase notiek, pamatojoties uz vienādiem un standartizētiem kritērijiem, tāpēc nevienlīdzīgai attieksmei pret kandidātiem nav vietas.

 

I. INFORMĀCIJA PAR PĀRZINI

Transcom Worldwide Latvia ar ofisu Vienības gatvē 109, Rīga, LV-1058 (“Transcom”vai “mēs”) ir datu pārzinis attiecībā uz šajā Paziņojumā sīkāk izklāstītajām datu apstrādes darbībām.

 

II. JŪSU PERSONAS DATI/APSTRĀDES MĒRĶI UN JURIDISKAIS PAMATS

Mēs apstrādāsim personas datus par Jums, kuri no Jums savākti pieteikumā un darba intervijas procesā, vai pilnvarotas trešās personas (t.i., personāla atlases aģentūras, darba dēļi, sociālie mediji vai darbinieki, kurus jūs pilnvarojāt sniegt mums savus personas datus).

1. Personas datu kategorijas

Mēs apstrādājam šādas personas datu kategorijas (“Personas dati”):

  • Vārds, dzimums, kontaktinformācija (adrese, tālruņa numurs, e-pasta adrese), dzimšanas vieta un datums;
  • Profesionālā un izglītības pieredze;
  • Pārbaudes rezultāti un vērtējumi
  • Rakstiskās un mutiskās valodas un IT novērtējumi
  • Valodas prasme;
  • Tiesības strādāt valstī,  kurā piesakāties darbā;
  • Jebkura cita informācija, ko sniedzat savā CV, pavadvēstulē un / vai dokumentos, ko sniedzat kopā ar pieteikumu un / vai darba intervijā;
  • Jūsu pieteikuma statuss;
  • Labas uzvedības sertifikāts (ja to prasa likumīgi).
  • Video interviju ieraksti (dažos gadījumos, ja esat devis savu piekrišanu).

Personas datu sniegšana ir nepieciešama lēmumam par to, vai ar Jums tiks noslēgts darba līgums (lēmums par pieņemšanu darbā). Personas datus Jūs iesniedzat brīvprātīgi. Tomēr, ja Jūs neiesniedzat Personas datus, tad pieteikšanās process var tikt aizkavēts un/vai mēs varam noraidīt Jūsu pieteikumu.

2. Apstrādes mērķi un juridiskais pamats

Mēs apstrādājam Jūsu Personas datus tādā apjomā, kas ir atļauts vai nepieciešams saskaņā ar piemērojamajiem tiesību aktiem šādiem mērķiem. Turklāt Transcom izmanto šādu Personas datu apstrādes juridisko pamatojumu:

Apstrādes mērķi

Juridiskais pamats

Noteikt Jūsu piemērotību amatam, kuram Jūs piesakāties kā daļu no pieteikšanās procesa

  • Jūsu Personas datu apstrāde ir nepieciešama, lai noteiktu, vai tiks slēgts darba līgums un tās pamatā ir VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts un attiecīgie noteikumi vietējos datu aizsardzības tiesību aktos attiecībā uz (pirms)nodarbinātības attiecībām.

Aizsargāt Transcom tiesiskās intereses, it īpaši, ja tas nepieciešams, lai aizstāvētos pret juridiskajām prasībām

  • Apstrāde ir vajadzīga Transcom leģitīmo interešu ievērošanai (VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts) atbilstoši pirmajā ailē norādītajam.

Ievērot piemērojamos tiesību aktus un ar nodarbinātību saistītās iepriekšējās prasības, kā arī minēto prasību administrēšanu, piemēram, nodarbinātības un imigrācijas tiesību aktus

  • Apstrāde ir nepieciešama, lai izpildītu uz Transcom attiecināmu juridisku pienākumu (VDAR 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts)
  • Apstrāde ir vajadzīga Transcom leģitīmo interešu ievērošanai (VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts) atbilstoši pirmajā ailē norādītajam

Atbildēt uz pieprasījumiem un juridiskajām prasībām no regulatoriem vai citām iestādēm Jūsu mītnes valstī un ārpus tās un ievērot tos

  • Apstrāde ir nepieciešama, lai izpildītu uz Transcom attiecināmu juridisku pienākumu (VDAR 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts)
  • Apstrāde ir vajadzīga Transcom leģitīmo interešu ievērošanai (VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts) atbilstoši pirmajā ailē norādītajam

Apkopot anonīmu statistiku un pārskatus un uzraudzīt anonīmus galvenos veiktspējas rādītājus (KPI) attiecībā uz mūsu pieteikumu un talantu pārvaldības procesiem

  • Apstrāde ir nepieciešama, lai izpildītu Transcom likumīgās intereses (VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts), kā norādīts pirmajā ailē.

Uzgalbāt jūsu personas datu mūsu talantu krājumā, lai ņemtu vērā un sazinātos ar jums turpmākajās pozīcijās, ja mēs pašlaik nevaram jums piedāvāt amatu

  • Apstrāde notiek tikai tad, ja esat devis piekrišanu savu personas datu apstrādei pirmajā ailē norādītajiem mērķiem (VDAR 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts).

Nosūtīt jums kandidātu pieredzes aptaujas pirms pieņemšanas darbā, tā laikā un pēc tā, kā arī apstrādājot atbildes, lai uzlabotu mūsu pieteikšanās un pieņemšanas procesus

  • Apstrāde notiek, ja esat devis piekrišanu savu personas datu apstrādei pirmajā ailē norādītajiem mērķiem (VDAR 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts).
  • Apstrāde ir nepieciešama, lai nodrošinātu Transcom likumīgās intereses (VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts), kā norādīts pirmajā slejā.

Nosūtīt jums mūsu darba vakances, lai informētu par atvērtajām vietām Transcom, kas jums varētu būt aktuālas

  • Apstrāde notiek tikai tad, ja esat devis piekrišanu savu personas datu apstrādei pirmajā ailē norādītajiem mērķiem (VDAR 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts).

Citi mērķi, kuriem esat devis piekrišanu jūsu personas datu apstrādei

  • Apstrāde notiek tikai tad, ja esat devis piekrišanu savu personas datu apstrādei mērķiem, kas norādīti brīdī, kad esat devis savu piekrišanu (VDAR 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts)

 

III. DATU NOSŪTĪŠANA UN SAŅĒMĒJI

1. Recipients

Citas grupas sabiedrības: mēs varam nosūtīt Jūsu Personas datus citām personām, Transcom likumīgajās interesēs (t.i., ņemot vērā mūsu globālo struktūru, lai ļautu veikt globāla mēroga pieņemšanu darbā un ļautu pieteikumu izskatīt visiem attiecīgajiem vadītājiem un darbā pieņēmējiem, kas var atrasties dažādās Transcom grupas sabiedrībās).

Transcom lietojumprogrammu pārvaldība tiek veikta sadarbībā ar Transcom WorldWide AB, Hälsingegatan 40, 15. stāvs, PO Box 45033, SE-104 30 Stokholma, Zviedrija (Transcom WorldWide). Saskaņā ar Art. 26 VDAR Transcom WorldWide ir kopīgi atbildīgs par uzņēmumu, kura darba sludinājumā jūs piesakāties, lai apstrādātu jūsu pieteikuma datus.

Trešās personas: Transcom un / vai citi Transcom grupas uzņēmumi var arī pārsūtīt jūsu datus valsts aģentūrām un regulatoriem, tiesām un valdības iestādēm - saskaņā ar spēkā esošajiem tiesību aktiem - un ārējiem konsultantiem, kas darbojas kā kontrolieri (piemēram, juristiem, grāmatvežiem, auditoriem utt.) .). Mēs arī sadarbojamies ar personāla atlases aģentūrām un apmaināmies ar personas datiem, ja viņi iesaistīti atlases procesā.

Pakalpojumu sniedzēji (Transcom grupā un ārpus tās): Transcom slēdz līgumus ar trešajām personām - pakalpojumu sniedzējiem vai citām Transcom grupas sabiedrībām kā daļu no parastās uzņēmējdarbības, lai izpildītu konkrētus ar cilvēkresursiem saistītus vai ar IT saistītus uzdevumus, globālo cilvēkresursu pārvaldību (t.i., globāla mēroga pieņemšanu darbā, nodrošinātu drošas globālas sistēmas un tīklus kā pakalpojumu sniedzēju sabiedrībām Transcom grupā, kurā visas vai dažas Transcom grupas sabiedrības var apstrādāt Personas datus).Transcom arī slēdz līgumus ar valodu skolām, lai palīdzētu mums novērtēt jūsu valodas zināšanas.

Recruitee: Mēs izmantojam Recruitee (Recruitee B.V. Keizersgracht 313, 1016 EE Amsterdam, Nīderlande) kā mūsu talantu iegūšanas un lietojumprogrammu pārvaldības sistēmu. Pieņemtais uzņem Eiropas Savienības kandidātu personas datus. Kad jūs piesakāties amatam Transcom, Recruitee izmanto sīkdatnes. Lai iegūtu papildinformāciju par sīkdatņu izmantošanu, lūdzu, skatiet arī mūsu vietnes datu aizsardzības paziņojumu un sīkdatņu politiku.

Aon: Mēs izmantojam pakalpojumu sniedzēju Aon plc. (Aon Center, The Leadenhall Building, 122 Leadenhall Street, EC3V 4AN London, England) digitālo talantu novērtēšanai, lai noteiktu, vai jūs esat piemērots amatam, uz kuru esat pieteicies.

Pārrobežu datu nosūtīšana

Mēs nosūtām Jūsu Personas datus ārpus Jūsu atrašanās vietas valsts. Daži Jūsu Personas datu saņēmēji atrodas citā valstī, par kuru Eiropas Komisija nav pieņēmusi lēmumu, ka šī valsts nodrošina atbilstošu datu aizsardzības līmeni, proti, ASV, Serbija, Filipīnas, Tunisija, Albānija, Ēģipte, Bosnija un Hercegovina.

Daži saņēmēji atrodas ārpus Eiropas Ekonomikas zonas (“EEZ”) valstīs, par kurām Eiropas Komisija ir izdevusi lēmumus par atbilstību (to skaitā Andora, Argentīna, Kanāda (nevalstiskām organizācijām, uz kurām attiecas Kanādas Personas informācijas aizsardzības un elektronisko dokumentu likums), Šveice, Fēru salas, Gērnsija, Izraēla, Menas sala, Japāna, Džersija, Urugvaja un Jaunzēlande). Tādējādi katrā gadījumā pārsūtīšana tiek atzīta par pietiekamu datu aizsardzības līmeni no Eiropas datu aizsardzības likuma viedokļa (VDAR 45. pants).

Noslēdzot attiecīgus datu nosūtīšanas nolīgumus, pamatojoties uz līguma standartklauzulām (2010/87/ES un/vai 2004/915/EK), atbilstoši VDAR 46. panta 5. punktā minētajam vai citiem atbilstošiem līdzekļiem, kas ir pieejami, izmantojot tālāk norādīto kontaktinformāciju, mēs esam konstatējuši, ka visi pārējie saņēmēji, kuri atrodas ārpus EEZ, nodrošinās atbilstošu datu aizsardzības līmeni attiecībā uz Personas datiem un ka ir veikti attiecīgi tehniski un organizatoriski drošības pasākumi, lai aizsargātu Personas datus pret nejaušu vai nelikumīgu iznīcināšanu, nejaušu nozaudēšanu vai pārveidošanu, nesankcionētu izpaušanu vai piekļuvi, kā arī pret visiem citiem nelikumīgiem apstrādes veidiem. Uz jebkuru turpmāko nodošanu (ieskaitot mūsu saistītās sabiedrības ārpus EEZ) attiecas atbilstošas tālāknodošanas prasības, atbilstoši piemērojamajos tiesību aktos noteiktajam.

 

IV. SAGLABĀŠANAS TERMIŅI

Attiecīgajos nolūkos apstrādātie Personas dati tiks uzglabāti tikai tādā apjomā, kas nepieciešams piemērošanas procesa laikā, un nākamajā saprātīgā laikposmā (ņemot vērā normatīvajos aktos noteiktos noilguma termiņus) saskaņā ar piemērojamos tiesību aktos pieprasītajam vai atļautajam (piemēram, vajadzības gadījumā, lai aizstāvētos pret prasībām attiecībā uz pieteikšanās procesu, vai lai izpildītu Transcom pienākumus attiecībā uz datu saglabāšanu, kā noteikts piemērojamajos tiesību aktos).

Ja tiek ierosināta tiesas vai disciplinārlieta, tad Personas datus var uzglabāt līdz šādas darbības beigām, ieskaitot jebkurus iespējamos pārsūdzības termiņus, un pēc tam tie tiks dzēsti vai arhivēti saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem. Izņemot to, mēs saglabāsim jūsu personas datus tikai tik ilgi, kamēr uz to darbojas jūsu piekrišana.

Principā mēs saglabāsim Jūsu Personas datus tik ilgi, cik nepieciešams vai tiks atļauts saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem. Pēc tam mēs izņemsim Jūsu Personas datus no mūsu sistēmām un ierakstiem un/vai veiksim pasākumus, lai tos pareizi padarītu anonīmus tā, ka Jūs no tiem vairs nevarētu identificēt.

 

V. NORMATĪVAJOS AKTOS JUMS PAREDZĒTĀS TIESĪBAS

Saskaņā ar piemērojamos tiesību aktos (piemēram, VDAR) paredzētajiem nosacījumiem, Jums ir šādas tiesības:

1. Piekļuves tiesības: Jums ir tiesības saņemt no mums apstiprinājumu par to, vai tiek apstrādāti Personas dati par Jums, un, ja tā notiek, tad pieprasīt piekļuvi Personas datiem. Informācija par piekļuvi tostarp ietver apstrādes mērķus, attiecīgo Personas datu kategorijas un saņēmējus vai saņēmēju kategorijas, kurām Personas dati ir vai tiks izpausti. Jums ir tiesības iegūt apstrādājamo Personas datu kopiju. Par Jūsu pieprasītajām papildu kopijām mēs varam iekasēt

2. Tiesības labot: Jums ir tiesības panākt no mums neprecīzu Personas datu labošanu attiecībā uz Jums. Atkarībā no apstrādes mērķiem Jums ir tiesības panākt, lai nepilnīgi personas dati tiktu papildināti, tostarp sniedzot papildu paziņojumu.

3. Tiesības uz dzēšanu (tiesības tikt aizmirstam): Jums ir tiesības lūgt mums dzēst Jūsu Personas datus, tādā gadījumā mums tas ir jāievēro.

4. Tiesības ierobežot apstrādi: Jums ir tiesības pieprasīt ierobežot Jūsu Personas datu apstrādi. Šajā gadījumā attiecīgie dati tiks atzīmēti un tos varēs apstrādāt tikai konkrētiem mērķiem.

5. Tiesības uz datu pārnesamību: Jums ir tiesības saņemt Personas datus par Jums, ko Jūs esat mums snieguši strukturētā, bieži lietotā un mašīnlasāmā formātā, un Jums ir tiesības nodot šos Personas datus citai struktūrai, ko mēs neaizkavēsim.

6. Tiesības iebilst: Jums ir tiesības, pamatojoties uz Jūsu konkrēto situāciju, jebkurā laikā iebilst pret Jūsu Personas datu apstrādi, un mums var pieprasīt, lai Jūsu Personas dati vairs netiktu apstrādāti. Ja Jums ir tiesības iebilst un Jūs izmantojat šīs tiesības, tad mēs Jūsu Personas datus vairs neapstrādāsim šādiem mērķiem. Šo tiesību izmantošana neradīs nekādas izmaksas. Šādas tiesības iebilst var nepastāvēt, it īpaši, ja Personas datu apstrāde ir nepieciešama, lai veiktu pasākumus pirms līguma noslēgšanas vai noslēgtā līguma izpildes.

7. Tiesības atsaukt piekrišanu: Ja esat devis savu piekrišanu attiecībā uz noteiktiem apstrādes darbību veidiem, jūs jebkurā laikā varat atsaukt šo piekrišanu ar turpmāku iedarbību. Šāda atsaukšana neietekmēs apstrādes likumību pirms piekrišanas atsaukšanas.

Lūdzu, ņemiet vērā, ka iepriekš minētās tiesības varētu tikt ierobežotas saskaņā ar piemērojamajiem valsts tiesību aktiem par datu aizsardzību.

Sūdzību gadījumā Jums ir tiesības arī iesniegt sūdzību kompetentajai uzraudzības iestādei, it īpaši Jūsu pastāvīgās dzīvesvietas vai iespējamā VDAR pārkāpuma dalībvalstī.

 

VI. SAZINIETIES AR MUMS

Ja vēlaties izmantot Jūsu datu subjekta tiesības vai ja Jums ir kādi citi jautājumi saistībā ar šo Paziņojumu, lūdzu, adresējiet savu pieprasījumu pārzinim (skat. iepriekš I. sadaļu) vai datu aizsardzības speciālistam, ar kuru var sazināties, rakstot uz DPO@transcom.com

 

VII. CITI DATU AIZSARDZĪBAS PAZIŅOJUMI

Lai iegūtu papildinformāciju par to, kā Transcom apstrādā jūsu personas datus saistībā ar Transcom vietnēm vai Transcom sociālo mediju klātbūtni, lūdzu, skatiet attiecīgos paziņojumus par datu aizsardzību, kurus varat atrast šeit (links).

 

VIII. IZMAIŅAS

Lūdzu, ņemiet vērā, ka šis Paziņojums tiks grozīts gadījumā, ja tas nepieciešams, lai atspoguļotu izmaiņas Transcom rīcībā ar Personas datiem.

 

APPLICANT NOTICE ON DATA PROCESSING

This applicant notice on data processing (“Notice”) will provide you with information on our data processing activities with respect to individually identifiable information about applicants applying for positions at the Transcom group of companies. Please be assured that every application is reviewed and every candidate selection is conducted based on equal and standardized criteria, so there is no room for unequal treatment of candidates.

 

I. INFORMATION ON THE CONTROLLER

Transcom Worldwide Latvia with the office in Vienības gatve 109, Riga, LV-1058  (“Transcom” or “we”) is the data controller with respect to the data processing activities detailed in this Notice.

 

II. YOUR PERSONAL DATA / PURPOSES AND LEGAL BASIS OF THE PROCESSING

We will process personal data about you collected during the application and job interview process from yourself, or authorized third parties (i.e., recruitment agencies, job boards, social media, or employees which you authorized to provide your personal data to us).

1. Categories of Personal Data

The personal data categories that we process are as follows ("Personal Data"):

  • Full name, gender, contact details (address, phone number, email address), place and date of birth
  • Professional and educational experience;
  • Test scores and assessments
  • Written and spoken language and IT assessments
  • Language skills;
  • Eligibility to work in the country you are applying;
  • Any other information you provide in your CV, cover letter and/or the documents you provide with your application and/or in the job interview;
  • The status of your application;
  • A certificate of good conduct (if legally required).
  • Recordings of video interviews (in some cases; if you have given your consent)

The provision of Personal Data is necessary for the decision whether an employment contract with you will be concluded (hiring decision). The provision of Personal Data by you is voluntary. However, if you do not provide your Personal Data, the application process may be delayed and/or we may reject your application.

2. Processing Purposes and legal basis

We process your Personal Data to the extent permitted or required under applicable law, for the following purposes. Furthermore, Transcom relies on the following legal grounds for the processing, of your Personal Data:

Processing PurposesLegal basis
Determining your suitability for the position you are applying for as part of the application process
  • The processing of your Personal Data is necessary to determine whether an employment contract will be entered into and is based on Art. 6 para. 1 lit. b) GDPR and the corresponding provisions in local data protection law relating to the (pre-)employment relationship.

Protect the legal interests of Transcom, in particular as required to defend against legal claims

  • The processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by Transcom (Art. 6(1)(f) GDPR) as as indicated in the first column.

Complying with applicable laws and pre-employment-related requirements along with the administration of those requirements, such as  employment and immigration laws

  • The processing is necessary for compliance with a legal obligation to which Transcom is subject (Art. 6(1)(c) GDPR)
  • The processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by Transcom (Art. 6(1)(f) GDPR) as indicated in the first column

Responding to and complying with requests and legal demands from regulators or other authorities in or outside of your home country

  • The processing is necessary for compliance with a legal obligation to which Transcom is subject (Art. 6(1)(c) GDPR)
  • The processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by Transcom (Art. 6(1)(f) GDPR) as indicated in the first column

Compiling anonymous statistics and reports and monitoring anonymous Key Performance Indicators (KPIs) regarding our application and talent management processes

  • The processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by Transcom (Art. 6 (1) (f) GDPR) as indicated in the first column.

Keeping your Personal Data in our Talent Pool to consider and contact you for future positions in case we cannot offer you a position at this time

  • The processing only takes place if you have given consent to the processing of your personal data for the purposes indicated in the first column (Art. 6 (1) (a) GDPR).

Sending you candidate experience surveys before, during and after the recruitment process and processing your answers to improve our application and hiring processes

  • The processing takes place if you have given consent to the processing of your personal data for the purposes indicated in the first column (Art. 6 (1) (a) GDPR).
  • The processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by Transcom (Art. 6 (1) (f) GDPR) as indicated in the first column.

Sending you our job newsletter to inform you of open positions at Transcom that might be relevant for you

  • The processing only takes place if you have given consent to the processing of your personal data for the purposes indicated in the first column (Art. 6 (1) (a) GDPR).

Other purposes for which you have given your consent to the processing of your personal data

  • The processing only takes place if you have given consent to the processing of your personal data for the purposes indicated at the time you have given your consent (Art. 6 (1) (a) GDPR)

 

III.DATA TRANSFERS AND RECIPIENTS

1. Recipients

To other group companies: We may transfer your Personal Data to other parties, as permitted for the legitimate interests of Transcom (i.e. in light of our global structure to allow for global recruitment and to allow all relevant managers and recruiters which may be located at different Transcom group companies to review the application).

Transcom’s application management is carried out in cooperation with Transcom WorldWide AB, Hälsingegatan 40, 15th floor, PO Box 45033, SE-104 30 Stockholm, Sweden (Transcom WorldWide). In accordance with Art. 26 GDPR, Transcom WorldWide is jointly responsible with the company whose job adverstisement you are applying for for the processing of your application data.

Third parties: Transcom and/or other Transcom group companies may also transfer your data to governmental agencies and regulators, courts, and government authorities, all in accordance with applicable law and to external advisors acting as controllers (e.g., lawyers, accountants, auditors etc.).We also cooperate with recruitment agencies and exchange personal data in case you were referred to us by them.

Service providers (within and outside Transcom group): Transcom contracts with third party service providers or other Transcom group companies as part of its normal business operations to carry out certain recruitment- and human resources-related or IT-related tasks, global HR management (i.e., global recruitment, to provide secure global systems and networks as a service provider to the companies in Transcom group where all or some Transcom group companies can process Personal Data). Transcom also contracts with language schools to assist us with the assessment of your language skills.

Recruitee: We use Recruitee (Recruitee B.V. Keizersgracht 313, 1016 EE Amsterdam, Netherlands) as our talent acquisition and application management system. Recruitee hosts personal data of applicants in the European Union. When you apply for a position at Transcom, Recruitee uses cookies. For further information regarding the use of cookies, please also refer to our website data protection notice and cookie policy.

Aon: We use the service provider Aon plc. (The Aon Centre, The Leadenhall Building, 122 Leadenhall Street, EC3V 4AN London, England) for digital talent assessments to determine if you are suitable for the position you applied for.

Cross-Border Data Transfers

We transfer your Personal Data outside of the country you are located. Some recipients of your Personal Data are located in another country for which the European Commission has not issued a decision that this country ensures an adequate level of data protection, namely: the U.S., Serbia, the Philippines, Tunisia, Albania, Egypt, Bosnia and Herzegovina.

Some recipients are located outside of the European Economic Area (“EEA”) in countries for which the European Commission has issued adequacy decisions (which may include Andorra, Argentina, Canada (for non-public organizations subject to the Canadian Personal Information Protection and Electronic Documents Act), Switzerland, Faeroe Islands, Guernsey, Israel, Isle of Man, Japan, Jersey, Uruguay, and New Zealand). In each case, the transfer is thereby recognized as providing an adequate level of data protection from a European data protection law perspective (Art. 45 GDPR).

By way of entering into appropriate data transfer agreements based on Standard Contractual Clauses (2010/87/EU and/or 2004/915/EC) as referred to in Art. 46 (5) GDPR or other adequate means, which are accessible via the below contact details, we have established that all other recipients located outside the EEA will provide an adequate level of data protection for the Personal Data and that appropriate technical and organizational security measures are in place to protect Personal Data against accidental or unlawful destruction, accidental loss or alteration, unauthorized disclosure or access, and against all other unlawful forms of processing. Any onward transfer (including our affiliates outside the EEA) is subject to appropriate onward transfer requirements as required by applicable law.

 

IV. RETENTION PERIODS

Personal Data processed for the purposes hereunder will be stored only to the extent necessary during the application process and a following reasonable period (taking into account statutory limitation periods) as required or permitted under applicable law (e.g., as necessary to defend against claims in relation to the application process, or to comply with Transcom's obligations regarding data retention as established in the applicable laws).

If a judicial or disciplinary action is initiated, the Personal Data may be stored until the end of such action, including any potential periods for appeal, and will then be deleted or archived as permitted by applicable law. Other than that we will only retain your Personal Data as long as is covered by your consent.

In principle we will retain your Personal Data as long as required or permitted by applicable law. Afterwards, we will remove your Personal Data from our systems and records and/or take steps to properly anonymize it so that you can no longer be identified from it.

 

V. YOUR STATUTORY RIGHTS

Under the conditions set out under applicable law, (e.g., GDPR), you have the following rights:

1. Right of access: You have the right to obtain from us confirmation as to whether or not Personal Data concerning you is being processed, and, where that is the case, to request access to the Personal Data. The access information includes – inter alia – the purposes of the processing, the categories of Personal Data concerned, and the recipients or categories of recipients to whom the Personal Data have been or will be disclosed. You have the right to obtain a copy of the Personal Data undergoing processing. For additional copies requested by you, we may charge a reasonable fee based on administrative costs.

2. Right to rectification: You have the right to obtain from us the rectification of inaccurate Personal Data concerning you. Depending on the purposes of the processing, you have the right to have incomplete Personal Data completed, including by means of providing a supplementary statement.

3. Right to erasure (right to be forgotten): You have the right to ask us to erase your Personal Data, in which case we have to comply.

4. Right to restriction of processing: You have the right to request the restriction of processing your Personal Data. In this case, the respective data will be marked and may only be processed by us for certain purposes.

5. Right to data portability: You have the right to receive the Personal Data concerning you which you have provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format and you have the right to transmit those Personal Data to another entity without hindrance from us.

6. Right to object: You have the right to object, on grounds relating to your particular situation, at any time to the processing of your Personal Data by us and we can be required to no longer process your Personal Data. If you have a right to object and you exercise this right, your Personal Data will no longer be processed for such purposes by us. Exercising this right will not incur any costs. Such a right to object may not exist, in particular, if the processing of your Personal Data is necessary to take steps prior to entering into a contract or to perform a contract already concluded.

7. Right to withdraw consent: If you have given your consent regarding certain types of processing activities, you can withdraw this consent at any time with future effect. Such a withdrawal will not affect the lawfulness of the processing prior to the consent withdrawal.

Please note that the aforementioned rights might be limited under the applicable national data protection law. In case of complaints you also have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority, in particular in the Member State of your habitual residence or alleged infringement of the GDPR.

 

VI. CONTACT US

If you wish to exercise your data subject rights or if you have any other questions concerning this Notice, please address your request to the controller (see Section I. above) or the data protection officer, who can be contacted at DPO@transcom.com

 

VII. OTHER DATA PROTECTION NOTICES

For further information on how Transcom processes your personal data in connection with Transcom’s websites or Transcom’s social media presences please refer to the relevant data protection notices, which you can find here (link).

 

VIII. CHANGES

Please note that this Notice will be amended in case such is necessary to reflect changes in Transcom's handling of your Personal Data.